Choose a language for the website
- Engels
- Nederlands
Hoe leg je een Europese topconferentie visueel vast wanneer de thema’s gaan van visserij tot oceaandiplomatie, de stakeholdergroep breed en divers is, en de briefing beperkt blijft? Dat was precies de uitdaging waar we in stapten bij European Ocean Days: een meerdaagse conferentie die beleidsmakers, sectorprofessionals en andere sleutelfiguren samenbracht rond de toekomst van Europa’s oceanen.
Een iets vlottere, meer natuurlijke Vlaamse versie:
Hoe vat je een Europese topconferentie visueel samen wanneer de thema’s variëren van visserij tot oceaandiplomatie, de stakeholders talrijk zijn en de briefing beperkt is? Dat was de uitdaging waar we voor stonden bij European Ocean Days, een meerdaagse conferentie die beleidsmakers, sectorprofessionals en andere sleutelfiguren samenbracht om na te denken over de toekomst van Europa’s oceanen.
Wij werden uitgenodigd om tijdens enkele geselecteerde momenten van de week live visual harvesting te voorzien: de openingsceremonie en later ook panelgesprekken op woensdag en donderdag rond aquacultuur, visserij en oceaandiplomatie.
Wat volgde, was een mooi voorbeeld van wat visual harvesting kan doen in een complexe conferentiecontext: mensen helpen om het grotere geheel te zien, opnieuw aan te sluiten bij de kernboodschappen van de dag, en naar huis te gaan met iets dat zowel beklijft als bruikbaar is.
European Ocean Days liep over de volledige week van 2 maart, van maandag tot vrijdag. Onze rol was niet om het hele event visueel vast te leggen, maar om een aantal sleutelmomenten eruit te halen en in beeld te brengen.
De openingsceremonie had een duidelijke functie. Het was een hoogstaand moment dat de toon zette voor de rest van de week. De latere panelgesprekken waren inhoudelijk zwaarder en meer gericht op uitwisseling, met gesprekken die bewogen tussen de huidige realiteit, bezorgdheden uit de sector, toekomstambities en Europese beleidsrichtingen.
Een van de thema’s die we in beeld brachten, was oceaandiplomatie: het complexe geheel van onderhandelingen over visgronden, het gebruik en de invulling van maritieme ruimte, toegang tot markten, en het uitdragen van Europese standaarden in visserijbeheer en beleid.
Elk moment vroeg om een iets andere visuele aanpak.
Voor de openingsceremonie was het doel niet gewoon om te noteren wie wat zei. We wilden de grote lijnen vatten die de rest van de week zouden vormgeven, én de sfeer van het event mee in beeld brengen. We namen ook een live performance op van een bioloog en oceaanonderzoeker met een doctoraat, die biomuziek maakt op basis van walvisgeluiden. Ze combineerde die klanken met folkmuziek uit kustregio’s in heel Europa. Dat maakte het geheel emotioneel, artistiek en behoorlijk ongewoon voor een beleidsevent.
Dat betekende dat de visual harvesting meer moest doen dan enkel de gesproken inhoud vastleggen. Ze moest ook het gevoel in de ruimte weerspiegelen. We vertaalden dat naar visuele elementen zoals walvissen, golvende lijnen en op klank geïnspireerde motieven, zodat het bord de sessie niet alleen samenvatte, maar ook de sfeer ervan opnieuw opriep.
Voor de latere panels verschoof de focus. Die gesprekken bewogen vaak heen en weer tussen twee polen:
Die “pingpong” tussen heden en toekomst werd een handige luisterlens. We focusten op de thema’s die telkens terugkwamen bij sectorprofessionals, en brachten tegelijk ook de visie en richting in beeld die vertegenwoordigers van de Europese Commissie naar voren schoven. De borden werden zo opgebouwd dat de belangrijkste thema’s er duidelijk uitsprongen, zodat kijkers in één oogopslag zowel de bezorgdheden als de ambities in de ruimte konden vatten.
Een van de grootste uitdagingen van dit project was de schaal.
European Ocean Days is een grootschalig event met meerdere organisatoren, veel stakeholders en parallelle prioriteiten. In die context was het niet altijd eenvoudig om met de juiste sessieverantwoordelijken in contact te komen of vooraf een gedetailleerde briefing te krijgen.
Vooral voor de openingsceremonie moesten we werken met beperkte informatie. Dat betekende dat we ons vooraf zo goed mogelijk voorbereidden op basis van de publieke informatie die online beschikbaar was, en daarna vertrouwden op wat in live visual harvesting het belangrijkst is: actief luisteren, snel synthetiseren en flexibel inspelen op wat zich op dat moment aandient.
In een ideale wereld start de opdracht van een visual harvester met een korte en gerichte briefing. Die hoeft niet lang of zwaar te zijn. Zelfs een kort gesprek kan al helpen om duidelijk te krijgen:
Tegelijk liet dit project ook iets belangrijks zien: zelfs wanneer die ideale briefing ontbreekt, kunnen we nog altijd binnenkomen, de ruimte snel lezen en de kern vatten van wat er echt toe doet.
Dit project bracht ook intern een uitdaging met zich mee. Oorspronkelijk was één visual harvester geboekt voor het volledige event. Dat is meestal de beste optie, omdat het de grootste continuïteit garandeert in zowel stijl als visuele logica over de verschillende borden heen.
Maar in dit geval werd Maria ziek en nam Pauline de rest van de opdracht over.
Hier maakt werken als team echt een verschil.
Omdat we digitaal werken, kon Maria de borden die ze al had gemaakt snel delen, samen met de templates, achtergronden, kleuren, brushes en andere visuele instellingen. Zo had Pauline meteen een sterke basis om op verder te bouwen. Minstens even belangrijk: omdat we gewend zijn om samen te werken — in tegenstelling tot losse freelancers die elkaar niet kennen — weten we hoe we onze visuele taal op elkaar afstemmen en de output coherent laten aanvoelen.
Daardoor werden de borden weliswaar door twee verschillende handen gemaakt, maar voelden ze toch aan als één consistent geheel.
Die wendbaarheid maakt een echt verschil. Ze zorgt ervoor dat de klant niet in allerijl oplossingen moet zoeken wanneer er iets verandert. En ze maakt ook dat het publiek vaak niet eens merkt dat er onderweg van harvester is gewisseld.
Een ander deel van het werk was subtieler.
Op beleidsevents gebruiken sprekers soms stevige of politiek geladen taal. Als visual harvesters is het niet onze taak om elke uitspraak letterlijk over te nemen. Onze taak is om de betekenis trouw te vatten en die tegelijk bruikbaar, evenwichtig en visueel verteerbaar te maken.
Dat vraagt beoordelingsvermogen.
Soms gebruikt een spreker scherpere woorden die de spanning van het moment weerspiegelen. In zulke gevallen nemen we die formulering niet noodzakelijk letterlijk over in de visual. In plaats daarvan vertalen we de onderliggende boodschap naar taal die de inhoud wel correct weergeeft, zonder de spanning onnodig te vergroten.
Dat hoort bij het vak. Visual harvesting is geen transcriptie. Het is interpreteren met zorg voor de geest van de boodschap Daar zit voor ons ook veel meerwaarde: in tegenstelling tot AI voelen wij dit soort gevoeligheden aan en weten we hoe we daar zorgvuldig mee om moeten gaan.
Een van de duidelijkste sterktes van visual harvesting op meerdaagse conferenties is dat het een gedeeld visueel geheugen creëert terwijl het event nog volop bezig is.
Tijdens European Ocean Days werden de borden aan het einde van sessies en op het einde van de dag opnieuw op scherm getoond. Dat gaf deelnemers en moderatoren een manier om terug te blikken op wat er net was gebeurd en opnieuw aan te sluiten bij de kernboodschappen. Moderatoren verwezen er ook expliciet naar, lazen enkele kernzinnen voor en gebruikten de visuals om hun samenvatting richting te geven.
Dat is vaak het moment waarop visual harvesting meer wordt dan gewoon een mooi eindresultaat. Het begint dan te functioneren als een live instrument voor reflectie, synthese en gesprek.
De finale visuals worden nadien gedeeld met de deelnemers en kunnen ook de rapportage van de conferentie ondersteunen.
Dat is vaak het mooie aan conference visuals: ze ontstaan live in de ruimte, maar hun waarde stopt daar niet. Nadien kunnen ze opnieuw ingezet worden in communicatie naar deelnemers, rapporten, presentaties, sociale media of toekomstige edities van het event.
Voor een conferentie als deze, waar gesprekken inhoudelijk rijk zijn en zich over meerdere dagen uitstrekken, helpt visual harvesting ervoor te zorgen dat de inzichten niet verdwijnen zodra de panelgesprekken afgelopen zijn.
Dit project maakte een paar dingen heel zichtbaar die voor onze manier van werken essentieel zijn.
En tot slot herinnert dit project er mooi aan dat visual harvesting niet alleen draait om woorden vastleggen. Het gaat erom betekenis, sfeer, spanning en richting te vatten — en dat alles om te zetten in iets wat mensen letterlijk kunnen zien.
Of contacteer ons via het formulier
Connecteer met ons